POLÍTICA DEL SIPLAFT

Extracto Políticas y Procedimientos del Sistema integral de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Manual aprobado por la Junta de Socios el día dieciocho (18) del mes mayo del año 2022 Acta de Junta de Socios No 57 

INTRODUCCIÓN

PROTINCO es el resultado de la migración del Departamento de Seguridad REGENCY S.A.S. quien durante más de 20 (veinte) años, ha tenido la responsabilidad de proteger los valores recaudados en peajes, al igual que la infraestructura vial en Colombia. Hoy somos una empresa autónoma y con amplia experiencia en la prestación del Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada.

Nuestro personal idóneo, con su experiencia acumulada en la prestación de Servicios de Seguridad en Fábricas, Bodegas, Conjuntos Residenciales, Entidades Bancarias, Entidades de Gobierno nos permite garantizar un servicio de alta calidad.

Nuestra visión es Ser reconocidos en el 2025 por ser una empresa líder en el mercado de la vigilancia y seguridad privada, por la satisfacción de los clientes, el compromiso y bienestar de nuestro equipo de trabajo y comunidad, el cumplimiento del marco normativo y el beneficio de sus accionistas.
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Como parte de nuestro propósito y compromiso como ciudadanos corporativos, hemos implementado el Sistema Integral de Prevención y Lavado de Activos y financiación del terrorismo (en adelante SIPLAFT), el cual tiene como objetivo minimizar la probabilidad que a través de las distintas actividades de la empresa se introduzcan recursos provenientes del lavado de activos y/o se financie actividades terroristas o en su defecto se vea vinculada en actos ilícitos producto de sus relaciones comerciales / contractuales con sus contrapartes.

El presente Manual está aprobado por la Junta de Socios de PROTINCO LTDA (en adelante Protinco), siendo de cumplimiento obligatorio para todos los trabajadores de Protinco.

El propósito del presente Manual es establecer los procedimientos bajo los cuales opera Protinco para la prevención del riesgo de LAFT/, teniendo en cuenta como sistema, la prevención, detección, control y reporte de operaciones sospechosas.

CODIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

PROTINCO ha basado sus prácticas comerciales en la confianza, la integridad, austeridad, excelencia, el espíritu emprendedor, el respecto y el pleno cumplimiento de todas las leyes aplicables. Los empleados deben cumplir con los valores y compromisos dentro de sus responsabilidades diarias, a la vez, custodiar la reputación de PROTINCO para que continúe siendo uno de los activos más importantes de Protinco.

El código de ética y conducta es un mecanismo de control necesario para la prevención del lavado de Activos y de la Financiación del terrorismo, mediante el cual se expresan los principios, normas y pautas de actuación por los que se rigen las actividades de PROTINCO y refuerza los elementos que han de amparar la confianza de nuestras partes relacionadas en las capacidades de Protinco para cumplir con sus compromisos, de forma sostenible.

Amparar dicha confianza, equivale a preservar la Integridad Corporativa y ello únicamente se consigue mediante la adhesión a elevados estándares éticos cuyo cumplimiento sistemático se espera de todos aquellos que administran, trabajan o representan, directa o indirectamente a PROTINCO y de aquellos otros cuya actitud, por su involucramiento con las operaciones, pudiera llegar a afectar, en alguna medida la reputación de PROTINCO.

PROTINCO ha establecido buenas prácticas de gobernanza, orientadas a prevenir el riesgo de que sus servicios sean utilizados en actos delictivos.

MARCO JURIDICO

El presente Manual tiene como base el cumplimiento de la legislación colombiana vigente en materia de autocontrol y gestión del Riesgo de LAFT, en especial las leyes:

Concepto de Lavado de Activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva

El lavado de activos es la modalidad mediante la cual las organizaciones criminales buscan dar apariencia de legalidad a recursos originados en sus actividades ilícitas. En otras palabras, es el proceso de hacer que el dinero ilícito parezca licito, haciendo que las organizaciones criminales o delincuentes obtengan beneficios de las ganancias de sus acciones delincuenciales, sin poner en peligro su uso en actividades posteriores ilícitas o lícitas. Para el caso colombiano, estas actividades delictivas están descritas en el artículo 323 del Código Penal1.

Financiación del Terrorismo es el apoyo financiero, de cualquier forma, al terrorismo o a aquéllos que lo fomentan, planifican o están implicados en el mismo. El lavado de activos y la financiación del terrorismo, por lo general, presentan características de operaciones similares, sobre todo en relación con el ocultamiento, pero aquéllos que financian el terrorismo transfieren fondos que pueden tener un origen legal o ilícito, de manera tal que encubren su fuente y destino final, que es el apoyo a las actividades terroristas. Para el caso colombiano estas actividades delictivas están descritas en el artículo 345 del Código Penal2.

Financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, es todo acto que provea fondos o utilice servicios financieros, en todo o en parte, para la fabricación, adquisición, posesión, desarrollo, exportación, trasiego de material, fraccionamiento, transporte, trasferencia, deposito o uso dual para propósitos ilegítimos en contravención de las leyes nacionales u obligaciones internacionales, cuando esto último sea aplicable3

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este Manual recoge políticas y procedimientos que se deben seguir para que dar cumplimiento a lo establecido en el marco regulatorio de autocontrol y gestión del riesgo integral de LAFT. Por tanto, es imperativo que todos los colaboradores de Protinco se encuentren alineados al cumplimiento de este manual y de las normas internas y externas que de él se desprendan, específicamente aquellos cuyas actividades están especialmente relacionadas con

▪ Aceptación y vinculación de contrapartes (clientes, proveedores, contratistas, empleados) ▪ Operaciones
▪ Convenios / acuerdos comerciales

Protinco será responsable del correcto cumplimiento de las normas internas y externas en relación con el autocontrol y gestión del riesgo integral de LAFT, incorporando dichas políticas y normas en sus procedimientos de trabajo. En caso de conflicto entre las normas internas y externas siempre prevalecerán aquellas que establezcan los requisitos más estrictos.

1 Artículo 323 del Código Penal Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, “la adquisición, resguardo, inversión, transporte, transformación, almacenamiento, custodia o administración de bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, financiamiento del terrorismo y administración de recursos provenientes de actividades terrorista s, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de los delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o dar a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o legalizarlos, ocultar o encubrir la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o realizar cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito”

2 El artículo 345 de la Ley 599 de 2000, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006: Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes

3 https://www.uiaf.gov.co/sistema_nacional_ala_cft/lavado_activos_financiacion_29271/financiacion_proliferacion_armas_30528

Áreas críticas identificadas de acuerdo con la operación de Protinco.

Como parte de las operaciones de Protinco en el desarrollo cotidiano de sus negocios y los roles que desempeñan cada una de las áreas de Protinco, se identifican las siguientes áreas como las más susceptibles de materializaciones del riesgo integral de LAFT, estas áreas denominadas “críticas” se encuentran obligadas al cumplimiento estricto de los controles aquí descritos “Controles identificados en la operación de Protinco”, incluido en el presente documento.

Las áreas críticas identificadas son:

  • Tesorería

  • Gestión Humana

  • Clientes

  • Compras

  • Operaciones

POLITICA GENERAL

En PROTINCO estamos comprometidos en satisfacer las necesidades de nuestros grupos de interés, principalmente en la generación de valor, la mejora continua de nuestros procesos, en las cuestiones relacionadas con la protección y tratamiento de datos personales, la transparencia en la rendición de cuentas, el reconocimiento y tratamiento de nuestros asuntos en materia de lavado de activos; así como, en la seguridad y salud de nuestros colaboradores y contratistas. Por lo que nos comprometemos con:

    1. La Empresa se sujetará al cumplimiento de la privacidad y tratamiento de datos personales establecida por la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás que lo modifiquen, así como en el artículo 269 F de la ley 1273 de 2009; y en general por todas las normas relacionadas al habeas data.

    2. En cumplimiento con la normatividad vigente y comprometida con la protección y seguridad de sus colaboradores, tiene como razón fundamental velar por la integridad física de todos los miembros pertenecientes a la empresa, en los entornos de trabajo, logrando esto por medio de la pronta identificación y control de peligros que puedan generar enfermedades o accidentes de tipo laboral a todo el personal incluyendo, contratistas, subcontratistas, trabajadores temporales, proveedores y trabajadores propios de la empresa.

    3. Reconocemos los riesgos de lavado de activos y financiación al terrorismo que impactan nuestro negocio a través de matrices y análisis cuantitativos y cualitativos.

    4. Contamos con un Oficial de Cumplimiento que depende del órgano superior, quien es el encargado administrar el sistema de SIPLAFT.

    5. Contamos con el canal de denuncias, mediante el cual nuestros grupos de interés podrán manifestar las denuncias éticas y/o operaciones sospechosas de las contrapartes, con el propósito de ser analizadas por parte de la Oficial de Cumplimiento y con ello garantizar la debida diligencia en los procesos.

    6. Nos comprometemos en ejecutar, publicar, socializar, capacitar y monitorear permanentemente todas las operaciones que conlleven a mitigar los factores de riesgo, contando con el compromiso de todos sus grupos de interés.

ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO DEL SIPLAFT EN PROTINCO

Para Protinco es claro que el funcionamiento del SIPLAFT requiere de la participación de varios actores, y que, si bien existen funciones específicas asignadas, a interacción de todos los responsables es fundamental para un adecuado funcionamiento, cumplimiento y efectividad del SIPLAFT

Por tanto, este Manual informa las responsabilidades relacionadas con el riesgo integral de LAFT , además de las ya establecidas en el Código de Comercio.

Junta de Socios

Es el órgano superior responsable de la puesta en marcha y efectividad del SIPLAFT, para ello deberá brindar la estructura necesaria con el propósito de asegurar el logro de la normatividad aplicable.

Se relaciona a continuación, las responsabilidades que este órgano superior debe asegurar:

Funciones del Representante legal

El representante legal, el cual ha sido designado por el órgano superior, debe cumplir con las siguientes funciones dentro del marco regulatorio del riesgo integrado de LAFT / FPADM

Oficial de Cumplimiento

El Oficial de Cumplimiento debe participar activamente en los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoria, verificación del cumplimiento y monitoreo del SIPLAFT y estar en capacidad de tomar decisiones frente a la gestión del riesgo de LAFT. Por su parte, la administración de Protinco deberá brindar apoyo efectivo y los recursos humanos, financieros y técnicos necesarios para llevar a cabo la implementación , auditoria y cumplimiento del SIPLAFT. Protinco, a través del órgano superior, deberá designar un Oficial de Cumplimiento junto con su suplente. Tanto el Oficial de Cumplimiento como el suplente deben ser empleados de Protinco. Y deben contar con el efectivo apoyo por parte de los órganos de control, debe ser de alto nivel en la organización, tener capacidad decisoria y estar apoyado por un equipo humano y técnico que le permita cubrir adecuadamente las diferentes áreas de gestión.

Oficial de Cumplimiento

Las siguientes, son las funciones mínimas del Oficial de Cumplimento.

Parágrafo 1°: El nombre del funcionario responsable de cumplimiento y del suplente designados por cada empresa y/o cooperativa, deberán ser informados a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada dentro de los treinta (30) días siguientes a la designación, anexándose copia del Acta de Junta de Socios o del órgano equivalente en donde conste tal designación

Parágrafo 2: En caso de ausencia absoluta del funcionario responsable del cumplimiento, este será́ remplazado por el suplente quien no podrá́ ejercer el cargo por un término superior a tres (3) meses

Responsabilidades de directores / gerentes de área / y colaboradores

Todos los colaboradores de Protinco están en la obligación de ejecutar los controles descritos en este documento:

Revisoría Fiscal

Las funciones de este órgano se encuentran expresamente señaladas en la ley, en particular el artículo 207 del Código de Comercio, el cual señala, especialmente, la relacionada con la obligación de reporte a la UIAF de las Operaciones Sospechosas, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores, conforme lo señala el numeral 10 de dicho artículo.

Para efectos de lo previsto en el numeral 10 del artículo 207 citado, el(la) revisor(a) fiscal debe solicitar usuario y contraseña en el SIREL administrado por la UIAF, para el envió de los ROS.

En todo caso, el(la) revisor(a) fiscal, a pesar de la obligación de guardar la reserva profesional en todo aquello que conozca debido al ejercicio de su profesión, en virtud de la responsabilidad inherente a sus funciones y conforme a los casos en que dicha reserva pueda ser levantada, tiene el deber de revelar información cuando así ́ lo exija la ley.

El(la) revisor(a) fiscal, de acuerdo con lo establecido en el articulo 32 de la Ley 1778 del 20164, debe denunciar ante las autoridades penales, disciplinarias y administrativas, la presunta realización de un delito contra el orden económico y social que detecte en el ejercicio de sus funciones, aun, a pesar de su secreto profesional. Así mismo, deberá poner estos temas en conocimiento de la Asamblea general de Accionistas y el representante legal. Las denuncias, deberán presentarse dentro de los seis meses siguientes al momento en que el(la) revisor(a) fiscal hubiere tenido conocimiento de los hechos.

Por otra parte, el(la) revisor(a) fiscal deberá presentar a la Asamblea General de Accionistas y al representante legal el programa de trabajo anual, el cual, aparte de contener las actividades de evaluación a los que esta obligado, las actividades de evaluación en materia de LAFT

CONTROLES

A continuación, Protinco ha definido lo siguientes controles generales, con el propósito de prevenir los riesgos de LAFT :

4 El cual modificó el artículo 26 de la Ley 43 de 1990.

DETECCION, ANALISIS Y COMUNICACIÓN DE OPERACIONES SUCEPTIBLES DE ESTAR VINCULADAS CON EL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS

El funcionario de Protinco que detecte una operación inusual, se abstendrá de ejecutar la operación y diligenciará el reporte interno de operaciones inusuales FT-001 “Formato de reporte interno de operaciones inusuales” e inmediatamente lo enviará por correo electrónico al Oficial de Cumplimiento, quien remitirá el correspondiente acuse de recibo al empleado comunicante.

Se deberá comunicar al Oficial de Cumplimiento, en todo caso:

  1. Cualquier operación realizada por una persona natural o jurídica que, por su número, cantidad o características, no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado y que, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada.

  2. Cualquier información relevante sobre manejo de activos o pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes o proveedores, sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a Protinco para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.

  3. Cuando se detecte que la naturaleza o el volumen de las operaciones activas o pasivas de algún cliente o proveedor no corresponde con su actividad o antecedentes operativos, conforme al perfil del cliente o proveedor establecido al momento de iniciar la relación de negocio.

  4. Cualquier cambio en el comportamiento del cliente o proveedor, tales como:

    1. Cambios en la cuenta bancaria desde la que opera o a la que solicita que se efectúen los pagos correspondientes, sin comunicación previa y sin envío de la certificación bancaria requerida al efecto;

    2. Envío del pago desde o solicitud del mismo hacia un paraíso fiscal;

    3. Envío del pago desde o solicitud del mismo hacia un país distinto al de origen o

      destino de la mercancía sin que exista una relación de causalidad que lo explique;

    4. Que el instrumento o la orden de pago, el giro o la remesa que cancele la importación o exportación se expida o se halle a la orden o a favor de persona diferente del cliente o proveedor del exterior, sin que exista una relación de

      causalidad que lo explique.

    5. Clientes o proveedores, de forma reiterada, comuniquen pérdida o hurto de

      mercancías entre el trayecto del lugar de arribo al depósito.

    6. Clientes o proveedores, que presenten documentos presuntamente falsos entre los

      documentos exigidos para su identificación y conocimiento.

    7. Clientes o proveedores, que hubieren sido sancionados por infracciones al régimen

      cambiario o al régimen aduanero.

 

h. Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación, dirección del domicilio, o ubicación del cliente o proveedor.

i. Inconsistencias en la información que suministra el cliente o proveedor, frente a la que suministran otras fuentes.

Las operaciones mencionadas son enunciativas, y podrán modificarse de acuerdo con las nuevas tipologías que se detecten a futuro, las señales de alerta o la propia experiencia de Protinco.

El Oficial de Cumplimiento adoptará las medidas adecuadas para mantener la confidencialidad sobre la identidad de los colaboradores y directivos que hayan reportado las operaciones inusuales o sospechosas. Para ello, la dirección de correo electrónico a la que se deben remitir las comunicaciones será de uso exclusivo del Oficial de Cumplimiento, en caso de que la comunicación se realice por correo interno, deberá remitirse en sobre cerrado.

No se debe revelar a la contraparte, las actuaciones que se pudieran estar llevando con motivo de las investigaciones iniciadas por una sospecha acerca de posibles actividades que pudieran estar relacionadas con el LAFT. El incumplimiento de este deber de confidencialidad puede acarrear sanciones tal y como se especifica en el Código Penal Colombiano y el Manual de Transparencia y ética empresarial de Protinco.

La comunicación de buena fe de informaciones relativa a actividades relacionadas con el LA/FT no constituye violación de las restricciones sobre revelación de información impuestas por vía contractual o por cualquier disposición legal o reglamentaria, y no implica ningún tipo de responsabilidad para la persona comunicante.

REPORTES A LA UIAF

La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF del estado, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, encargada de la detección, prevención y, en general, la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo en todas las actividades económicas. Esta Unidad centraliza, sistematiza y analiza información de operaciones sospechosas, transacciones en efectivo y transacciones cambiarias de los sujetos obligados a reportarle. Los reportes a la UIAF se deben realizar usando el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) en la página web de Protinco siguiendo los formatos y manuales publicados en la misma página.

De acuerdo con la normatividad, los reportes y las frecuencias que le aplican a Protinco son:

Reportes Objetivos

Son los reportes de aquellas transacciones que por sus características y de acuerdo con las condiciones constituyen una fuente de información para el análisis desarrollado en la UIAF. El carácter “objetivo” del reporte se debe a que no depende del criterio de quien reporta, su elaboración no requiere grado alguno de sospecha. Transacciones Individuales en Efectivo, que corresponden a las transacciones que se realicen en el desarrollo del giro ordinario del negocio y que involucren pagos mediante entrega o recibo de dinero en efectivo (billetes o monedas) por un monto igual o superior a la suma de $10.000.000. El flujo de información de las Transacciones Individuales en Efectivo al interior de Protinco es el siguiente: El área Financiera debe reportar al Oficial de Cumplimiento a más tardar el tercer día hábil de cada mes. En caso de que se hayan realizado transacciones individuales en efectivo iguales o superiores a $10.000.000 y/o transacciones múltiples en efectivo iguales o superiores a $50.000.000, se debe adjuntar la siguiente información de cada transacción: Fecha, valor, tipo de moneda, tipo de identificación, número de identificación, apellidos y nombre, razón social y código del municipio. Para reportar la operación se debe utilizar el “Formato FT-002 Reporte interno transacciones en efectivo” .

Reportes Subjetivos

Corresponde a los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS). Una operación sospechosa es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada.

CONSERVACION DE DOCUMENTACION

PROTINCO, conservará durante cinco años, los documentos que soportan los procedimientos de cumplimiento de las políticas de conocimiento del cliente y proveedores así como los registros correspondientes que, acrediten adecuadamente la realización de las operaciones.

El plazo anteriormente indicado se contará a partir del día en que finalicen las relaciones con un cliente para los documentos relativos a su identificación y a partir de la ejecución de cada operación para la conservación de los documentos o registros que la acreditan.

Los documentos que acrediten la identidad de Clientes, Proveedores, Inversionistas, Contratistas o Relaciones contractuales con terceros así como los documentos relativos a las operaciones con ellos, realizados por PROTINCO, se conservarán de forma física durante el plazo antes previsto y luego podrán ser escaneados y/o guardados por cualquier otro medio por 20 años antes de poder ser destruidos.

Para cada tercero de PROTINCO, que haya sido reportado ante la UIAF como operación sospechosa, se abrirá un expediente en el cual se recogerá toda la documentación física recopilada, en la cual se contemple por lo menos:

– Copia de los documentos de identidad
– Formulario de creación y actualización de clientes y proveedores – Contratos

– búsqueda en base de datos pública o lista restrictiva en donde se observe la coincidencia encontrada.

– recortes o impresiones de periódico o noticias.

Para los casos de las investigaciones de operaciones sospechosas el oficial de cumplimiento tendrá la custodia de los documentos relacionados a: pronunciamientos, reportes externos realizados, comunicaciones electrónicas, protocolo de manejo de la información, respuestas recibidas sobre solicitud de información, reporte de entidades externas relacionadas a los antecedentes de la persona o empresa evaluada y demás información que fue considerada para determinar la decisión de PROTINCO.

REQUERIMIENTOS DE LAS AUTORIDADES

La reserva comercial no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades judiciales, de supervisión tributaria, aduanera o cambiaria y a la UIAF dentro de las investigaciones de su competencia, conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Nacional y en los artículos 63 del Código de Comercio, 275 del Código de Procedimiento Penal y 288 del Código de Procedimiento Civil.

Los requerimientos que realicen las autoridades mencionadas en materia de LAFT a Protinco, recibidos en el domicilio social o en cualquiera de las empresas o sucursales de la compañía, serán remitidos de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, el cual deberá responder a tales requerimientos en los tiempos que interpone la ley.

El procedimiento establecido por Protinco para dar respuesta a las solicitudes de información recibidas es el siguiente:

  • Consulta en el archivo de expedientes existentes, por si se trata de un requerimiento nuevo o bien es la continuación de un requerimiento o comunicación anterior. En este último caso, se revisará el expediente.

  • Se procede a registrarlo y a asignarle un número de referencia, compuesto por un código seguido del año de producción.

  • Con carácter urgente se solicitará al área correspondiente, la documentación e información precisa para dar repuesta al requerimiento. La respuesta demandada por el Oficial de Cumplimiento se deberá enviar en el mismo, día salvo que dada su complejidad ello no sea posible, en cuyo caso el plazo máximo de respuesta serán dos días.

  • El Oficial de Cumplimiento efectuará la respuesta a la autoridad solicitante a través de los medios que hubiese indicado la misma, dentro del plazo establecido en el requerimiento, y procederá a cerrar y archivar el expediente.

CAPACITACIÓN

  1. En los procesos de inducción de los colaboradores que ingresen a Protinco se socializa el objetivo, alcance y políticas del sistema de prevención del riesgo de LA/FT.

    Anualmente se realizarán jornadas de capacitación para la prevención del LA/FT a las contrapartes que participen en los procesos críticos y de alto riesgo de Protinco.

CANALES DE DENUNCIA

Es deber de todos los empleados y directivos la denuncia inmediata acerca de cualquier operación sospechosa, de actos de corrupción o soborno que se estén presentando al interior de Protinco, en relación con las contrapartes.

La Empresa pone en conocimiento de todos sus directivos y colaboradores, la existencia del presente Manual, así ́ como de los canales para la recepción de denuncias que cualquiera desee poner en conocimiento a efectos de activar el presente manual, con miras a determinar la ocurrencia de un acto constitutivo de violación a las normas de Lavado de Activos, corrupción y/o soborno.

Estos mecanismos se encuentran disponibles a través de los siguientes canales:

  • Oficial de cumplimiento
    Email: diana.betancourt@protinco.com.co

  • Gerente Gestión Humana
    Email: gloria.amezquita@protinco.com.co

  • Formulario de “Formato de denuncia ética y/ operación sospechosa” Pagina web www.protinco.com.co

    Cuando se recibiere información proveniente o no de persona conocida o conocible por alguno de los medios dispuestos para tal fin, o por cualquier otro medio, el Oficial de Cumplimento y la Gerencia de Gestión Humana deberán determinar si ello corresponde con uno de los hechos que, dentro del presente Manual, se consideran constitutivos de actos de corrupción.

    Se desestimará de manera inmediata aquella información que:

    1. No sea constitutiva de un acto de corrupción de conformidad con lo indicado en el presente Manual.

    2. Corresponda con la vida privada de los colaboradores o directivos de la empresa

    3. Cuando las mismas no contengan elementos de juicio suficientes que revelen de manera clara los hechos objeto de denuncia, así ́ como la fuente de conocimiento de los mismos. Para estos efectos, a fin de tener como inicio de la investigación un escrito anónimo se requiere que el mismo acredite, por lo menos sumariamente, la veracidad de los hechos denunciados o

      cuando se refiera en concreto a hechos o personas claramente identificables.

    4. En caso de no reunir estos mínimos requisitos, se desestimará el hecho respectivo. Se llevará un archivo con aquellas denuncias que cumplan estas características con fines simplemente

      históricos.

SANCIONES

Sanciones penales

En materia penal, además del tipo base de lavado de activos se han tipificado igualmente otras conductas, relacionadas con el no cumplimiento de medidas al LA/FT:

1. El artículo 323 del Código Penal, modificado por el artículo 42 Ley 1453 de 2011 define el lavado de activos como: “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de

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recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes”

Las penas privativas de la libertad previstas se aumentarán de una tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectúen operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introduzcan mercancías al territorio nacional. El aumento de pena, también se aplicará cuando se introduzcan mercancías de contrabando al territorio nacional.

  1. El artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 Ley 1453 de 2011, define la financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. Así: “El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.”

  2. Las penas privativas de la libertad previstas se aumentarán de una tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectúen operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introduzcan mercancías al territorio nacional.

  3. La responsabilidad penal se extiende en grado de coparticipación, autor o cómplice, a los partícipes en la operación sean estos exportadores, importadores o auxiliares de la función aduanera o cambiaria.

  4. La responsabilidad penal recae sobre lapersona natural, ya sea como autor, coautor, determinador, cómplice, interviniente y quien actúe a nombre de otro ya sea como miembro u órgano de representación autorizado o de hecho de una persona jurídica, de un ente colectivo sin tal atributo, o de una persona natural cuya representación voluntaria se detecte, y realice la conducta punible, aunque los elementos especiales que fundamentan el tipo penal respectivo no concurran en él, pero si en la persona o ente colectivo representada.

Sanciones a Colaboradores

Los colaboradores de Protinco, sujetos a la aplicación de las medidas y procedimientos previstos en el presente Manual, podrán ser objeto de sanciones por el incumplimiento del mismo.

Dichas sanciones serán evaluadas y determinadas por la Administración de Protinco, en el ejercicio de sus funciones de prevención del LA/FT.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Documentos internos

  • Matriz de cargos criticos

  • Matriz de Riesgos de LAFT

  • Matriz Administración de PEPS

  • Codigo de ética y conducta

Documentos externos

• Modelo de Administración del Riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo (LA/FT) y contrabando– DIAN y la Oficina de las Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC) 2015.

ANEXO 1: SEÑALES DE ALERTA

Esta lista es enunciativa, la actividad no establece por si sola que se trate de una operación sospechosa, se requieren verificar otros elementos relativos a la actividad cuestionada que avalen esta percepción.

6 Tomado del “Modelo de Administración del Riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo (LA/FT) y contrabando para el Sector de Comercio Exterior” – DIAN y la Oficina de las Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC).